Schluss mit der E-Mail-Epidemie! 5 Survival-Tipps für gestresste Bürokämpfer

Frau im Büro vor Bildschirmen

Die Forscherin Sara Radicati sagt, dass im Jahr 2018 weltweit über 139 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt und empfangen werden.1

Am Tag.

Ich weiß nicht, wie viele E-Mails Du täglich bekommst. Bei mir sind es schätzungsweise um die 30. Davon sind etwa fünf geschäftlich. Das variiert je nach Auftragslage und ist meistens gut zu bewältigen.

Ich weiß aber, dass es bei vielen auf der Arbeit mehr sind. Sehr viele mehr. Und dass sie den Empfänger ständig aus der Konzentration reißen.

Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass wir nach einer Unterbrechung bis zu 23 Minuten brauchen, bis wir wieder voll fokussiert weiterarbeiten können.2

Ständige E-Mails − kein Flow

Permanent aufploppende E-Mails verhindern den Flow, in den wir idealerweise kommen, wenn wir in einer Tätigkeiten aufgehen (mehr darüber erfährst Du hier).

Je seltener wir in den Flow kommen, desto unglücklicher fühlen wir uns.

Je weniger wir unsere (beruflichen) Ziele erreichen, desto unzufriedener werden wir.

Am Ende fühlen wir uns leistungsunfähig und ausgebrannt.

Deswegen möchte ich Dir heute fünf Tipps auf die Arbeit mitgeben, mit denen Du die E-Mail-Epidemie, die heute in den meisten Büros grassiert, in den Griff bekommst.

Damit Du wieder konzentrierter und entspannter arbeiten kannst und wirklich voran kommst.

Los geht’s! 🙂

Lies geschäftliche E-Mails nur im Büro

Rufst Du mit Deinem Handy auch Deinen beruflichen Mailaccount ab? Dann kennst Du das wahrscheinlich: Gerade, als Du von der Arbeit ein wenig Abstand gewonnen hast und Dich entspannen wolltest, flattert eine E-Mail in Dein Büro-Postfach, die Dich wieder in Aufruhr versetzt.

Das muss nichts sein, dass Dich sofort zum Handeln auffordert. Es reicht schon, dass Du weißt: Morgen oder am Montag muss ich mich damit auseinandersetzen. Möglicherweise verfolgt Dich der Inhalt das ganze Wochenende oder raubt Dir den Schlaf.

Deswegen: Wenn Dein Chef nicht per Vertrag von Dir fordert, permanent per E-Mail erreichbar zu sein (und das würde ich schon etwas fragwürdig finden), dann sei es bitte auch nicht! Verdirb Dir nicht Deine freie Zeit mit E-Mails, von denen Du Dich auch noch zwei Tage später stressen lassen kannst!

Wenn Du morgens direkt nach dem Aufwachen als erstes Deine Job-Mails checkst, bist Du quasi schon auf der Arbeit. Du arbeitest, ohne dass Du etwas Sichtbares, Greifbares leistest und niemand wird es Dir danken oder es gar bezahlen!

Arbeitest Du gern umsonst? Also: Finger weg von beruflichen E-Mails in Deiner privaten Zeit! Das gilt übrigens auch fürs Homeoffice: Sorge auch hier für zeitliche oder räumliche Grenzen und überschreite sie nicht.

Überlege Dir, wann Du Deine E-Mails bearbeiten willst

Ich habe es bereits in meinen Artikeln über Multitasking und Unterbrechungen angesprochen: Unser Hirn ist nicht fähig, mehrere Dinge parallel mit der gleichen Aufmerksamkeit zu erledigen. Und ständige Unterbrechungen führen zum ineffizienten Multitasking. Wir versuchen alles auf einmal zu bewältigen − und scheitern dabei an allen Fronten!

Die Lösung: sich auf eine Aufgabe konzentrieren und alle anderen Störfaktoren ausschalten.

Ich weiß, dass sich das gerade im Office mit Kollegen nicht 100-prozentig umsetzen lässt. Aber anstatt den Gedanken komplett zu verwerfen, kann man sich auch auf eine Teilumsetzung einigen.

Wenn es Dir möglich ist, bearbeite E-Mails nur in Blöcken und schließe das Mailprogramm für den Rest der Zeit. E-Mails gehen nicht verloren, sie sind auch noch nach ein paar Stunden da. 😉 Wer es eilig hat, soll Dich anrufen. Tut aber fast keiner, weil Dinge meistens doch etwas warten können.

Überlege Dir also: Wann kann ich am besten meine E-Mails beantworten (beachte, dass Du Deine super-produktiven Phasen am Tag eher für „richtige“ Arbeit nutzen solltest)? Einmal vormittags und einmal am späten Nachmittag? Gut, dann führe diese Zeiten ein. Wenn Du magst, kannst Du sie auch bei Kollegen und Kunden kommunizieren, damit sie Bescheid wissen. Blocke Dir in Deinem Terminkalender dann jeweils eine Stunde (oder wie lange Du eben brauchst) und nutze die restliche Zeit für Deine eigentliche Arbeit.

Du wirst sehen, dass Du dann wesentlich produktiver sein wirst, als wenn alle paar Minuten eine Mail reinploppt. Wer noch einen Schritt weitergehen möchte: Führe im Büro eine „stille Stunde“ ein, in der Du Dich komplett von allen Kommunikationskanälen abkoppelst.3

Denke vorm Schreiben über die „Existenzberechtigung“ der E-Mail nach

Vielleicht kommt Dir das bekannt vor: Du willst schnell etwas nachfragen und tippst eine E-Mail. Weil Du nicht ganz sicher bist, ob der betreffende Kollege die Info hat, setzt Du sicherheitshalber nochmal zehn weitere Mitarbeiter der Abteilung ins CC.

Was passiert? Du bekommst elf Mails zurück. Eine enthält womöglich die gewünschte Info, alle anderen sind im Grunde Spam. Aber Du schaust Dir natürlich jede an und mailst vielleicht sogar noch einmal zurück, um Dich zu bedanken oder wegen der Störung zu entschuldigen. Schwupps hast Du eine halbe Stunde mit Mailen verbracht, um eine Info einzuholen, die einen Zwei-Minuten-Anruf entfernt war. Und elf Menschen aus der Arbeit gerissen, obwohl es nur einmal nötig gewesen wäre.

Das ist nur ein kleines Beispiel. Es gibt noch viele andere, die wesentlich weitere Mailkreise ziehen. Ich zitiere in dem Fall gern die Buchautorin Anitra Eggler, die sagt: „Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten“.4

Gerade das inflationäre „Ins-CC-Setzen“ erzeugt eine gewaltige Mailflut, die oft unnötig ist. So wie viele E-Mails vollkommen unnötig sind, wenn wir darüber nachdenken. Viele Dinge lassen sich am Telefon besser und schneller klären. Oft ist es nämlich so, dass ein ewiges Hin-und-Her-Mailen seinen Lauf nimmt, wenn man sich nicht klar ausdrückt. Und das raubt einem nicht nur Zeit, sondern auch den letzten Nerv.

Ich bekenne mich schuldig: Ich schreibe in den letzten Jahren auch lieber E-Mails als dass ich telefoniere. Die asynchrone Kommunikation hat auch ihre Vorteile: Jeder kann reagieren, wann es ihm passt. Insofern hat die E-Mail auch ihr Gutes, vor allem im Privaten. Aber wenn wir sowieso auf der Arbeit sitzen, dann ist es i.d.R. wesentlich zeitsparender, auf lange E-Mail-Dialoge zu verzichten und dafür lieber persönlich miteinander zu sprechen.

Daher mein Tipp: Bei jeder E-Mail, die Du schreiben willst, vorher mal nachzudenken, ob sie wirklich nötig ist oder ob es bessere Alternativen gibt. Denke auch an den Empfänger!

Kleiner Tipp on top: Bei sehr klaren, kurzen Anliegen einfach alles in die Betreffzeile schreiben – mit einem EOM dahinter. EOM steht für „End Of Mail“. Damit signalisierst Du dem anderen: Du brauchst nicht in die E-Mail reinschauen, es ist alles gesagt. Und er kann auf die gleiche Weise antworten. Fertig.

Bespreche komplexere Themen persönlich

Ich bin ein Gegner schlecht vorbereiterer Blabla-Meetings, bei denen nichts herauskommt außer einer Menge heißer Luft. Sie sind oft reine Zeitverschwendung.

Aber: Bei komplexeren Sachverhalten wie ein Projekt zu planen und durchzuführen, an dem mehrere Kollegen beteiligt sind, ist ein sinnvoller, sich lieber (regelmäßig) kurz zusammenzusetzen, als alles in zig E-Mails mit x Leuten im CC organisieren zu wollen. Oft geht dann alles drunter und drüber: Es werden Diskussionen angefangen, auf inaktuelle Beiträge geantwortet usw. – bis am Ende niemand mehr durchblickt.

Besser also, Ihr setzt Euch kurz zusammen, einer protokolliert und schickt nachher einmal die Ergebnisse als Info an alle. EOM. Auch bei Terminabstimmungen mit mehreren Mitarbeitern ist es sinnvoller, auf ein Tool wie Doodle zurückzugreifen, wenn der, der den Termin koordiniert, nicht wahnsinnig werden soll.

Lege Dir interne FAQ an und spare Zeit

Dieser Tipp stammt von Janneke von Blog Your Thing und hat es mir dermaßen angetan, dass ich ihn hier weitergeben möchte. Vielleicht geht es Dir auch so, dass Dich am Arbeitsplatz oft die gleichen Fragen erreichen. Dann ist es sehr zeitraubend, sie immer wieder neu „von Hand“ zu beantworten.

Wenn Dir also Fragen auffallen, die Dir wiederholt gestellt werden, dann kopiere Deine Antwort, füge sie in ein eigenes FAQ-Dokument ein und speichere sie ab. Das kann zum Beispiel eine Word-Datei sein, die Du an einem Ort abspeicherst, wo Du jederzeit schnell Zugriff hast (zum Beispiel in der Dropbox).

Mit der Zeit füllt sich dieses Dokument und Du kannst auf alle möglichen Fragen ruckzuck antworten, indem Du die betreffende Passage einfach per Copy&Paste-Befehl in die E-Mail kopierst.

Aber Achtung: Bitte passe das Ganze noch ein bisschen an den jeweiligen Empfänger an, sonst kann das für Verwirrung oder gar Verärgerung sorgen! 😉

Wenn Du noch mehr über das zeitsparende Handling von E-Mails lesen möchtest, dann ist dieser Artikel über E-Mail-Organisation von Karrierebibel was für Dich.

Und wenn Du noch ein bisschen lachen möchtest, empfehle ich Dir diesen Vortrag von Anitra Eggler.

Wie gehst Du mit beruflichen E-Mails um? Hast Du noch einen Tipp? Dann poste ihn gern in den Kommentaren! 🙂

Fußnoten

  1. Hier mehr über die E-Mail-Studie.
  2. Hier eine Zusammenfassung der Studien von US-Forscherin Gloria Mark.
  3. Lies hier mehr über die „stille Stunde“.
  4. Das geniale Buch „Mail halten“ findest Du in meinen Buchempfehlungen.

6 Replies to “Schluss mit der E-Mail-Epidemie! 5 Survival-Tipps für gestresste Bürokämpfer”

  1. Ein sehr interessanter Beitrag! Ich brauche mittlerweile schon 2-3 Stunden täglich für meine E-Mails und Nachrichten, und es nervt mich ohne Ende. Du hast mich gerade dazu inspiriert, Kommunikationszeiten in meine E-Mail-Signatur einzufügen! 😉 Danke dafür!

    1. Hey Lilli,

      das freut mich! Mach das auf jeden Fall, es hilft enorm. Auch offline zu starten kann ich extrem empfehlen – auch wenn ich es selbst noch nicht immer hinkriege. 😉

      Viele Grüße
      Karo

  2. Ein schöner Beitrag, dem ich nur zustimmen kann! Ich versuche mittlerweile, nur noch zu bestimmten Zeiten (2x täglich) meine E-Mails zu bearbeiten und stelle mir an manchen Tagen sogar einen Wecker, dass ich mich nicht länger als 30 Minuten damit aufhalte. Oft ging das nämlich schief, dass ich mich dann zu sehr in die Newsletter vertieft habe, dann von Blog A nach B und irgendwann nach C gesprungen bin. Mittlerweile habe ich das die meiste Zeit im Griff 🙂

    1. Hallo Sonja, vielen Dank für Deinen Kommentar! Es freut mich, dass Du eine gute Lösung für Deine E-Mails gefunden hast. 🙂 Kommunizierst Du Deine E-Mail-Zeiten auch? Das mit dem Zeitlimit ist generell eine gute Idee – ich mache das auch oft. Was machst Du dann mit den E-Mails, die „liegen bleiben“? Auf morgen vertagen? Arbeitest Du Deine Mails nach Prioritäten ab?

      1. Ich kommuniziere die E-Mail Zeiten nur dann, wenn es relevant ist. So hatte mir ein Kunde mal Freitags spät Abends eine Mail geschickt, ob ich ihm bis Sonntags einen Text erstellen kann. Da ich am Wochenende (nur äußerst selten) meine beruflichen Mails abrufe, habe ich es auch erst Montags gelesen und ihm geschrieben, dass es mir leid tut, aber ich am Wochenende eben auch mal Wochenende habe.

        Liegen bleibt bei mir nichts was wichtig ist. Da setze ich mir tatsächlich Prioritäten. Was ich dann noch schaffe ich prima, ansonsten geht es in den nächsten Tag über.

        1. Wunderbar, dass Du eine gute Lösung für Dich gefunden hast. Darum geht es auch: eine individuelle Strategie zu finden, die für einen passt. Und schön, wenn Deine Kunden Deine Auszeiten respektieren. ☺️ Viele Grüße!

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